Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der AK Bibliothek Wien für Sozialwissenschaften (kurz: AK Bibliothek Wien) ein Anliegen. Daher finden Sie hier Informationen darüber, welche personenbezogenen Daten in den Systemen der AK Bibliothek Wien gespeichert werden. Außerdem erfahren Sie den genauen Zweck und die Dauer der Speicherung. Weiters werden Sie über Ihre Rechte informiert und können Teile der Datenspeicherung auch ausschalten. Bei Fragen oder sonstigen Anliegen können Sie sich gerne mithilfe der weiter unten angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die AK Bibliothek Wien stellt die freiwillige Überlassung dieser Daten Ihrerseits sowie Ihre Einwilligung zu ebendieser Verarbeitung dar.

Welche personenbezogenen Daten werden in den Systemen der AK Bibliothek Wien gespeichert?


Bibliothekssystem "Alma"

Die AK Bibliothek Wien verwendet das Bibliothekssystem "Alma" von der Firma "ExLibris". Dies ist die Software, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bibliothek arbeiten. Dort werden beispielsweise die Medien erfasst, Entlehnungen und Rückgaben gebucht, Erwerbungsvorgänge getätigt sowie auch Nutzerinnen und Nutzer, also Ihre Daten, erfasst. Folgende personenbezogene Daten werden in "Alma" gespeichert. Dies gilt jedoch nur, wenn Sie an der AK Bibliothek Wien ein NutzerInnen-Konto eröffnen:

  • Name und Titel
  • Geschlecht
  • Zugehörigkeit zu einer NutzerInnen-Gruppe
  • Bevorzugte Sprache
  • Geburtsdatum
  • Erstell- und Ablaufdatum Ihres NutzerInnen-Kontos
  • Identifikatoren (z. B. ID-Nummer, Strichcode der Lesekarte, usw.)
  • Post-Adresse(n) (z. B. Wohn- und/oder Arbeitsadresse)
  • E-Mail-Adresse(n) (z. B. private und/oder geschäftliche E-Mail-Adresse)
  • Telefonnummer(n) (z. B. private und/oder geschäftliche Telefonnummer)

Zusätzlich können folgende personenbezogene Daten gespeichert werden:

  • Ihr Beruf (freiwillige Angabe)
  • Begründungen für Sperren (z. B. bei lange überfälligen Büchern)
  • Nachrichten, die aus "Alma" an Sie gesendet wurden (z. B. die Benachrichtigung über bereitgestellte Bücher, Mahnungen, usw.)
  • Informationen zu Ausleihen, Rückgaben, Bestellungen und Vormerkungen, sofern sie welche tätigen. Die Verknüpfung zwischen abgeschlossenen Ausleihvorgängen und Ihrer Person werden regelmäßig gelöscht (mind. 1 Mal monatlich). Somit ist Ihre Entlehnhistorie im Bibliothekssystem "Alma" auch für das Bibliothekspersonal nicht mehr nachvollziehbar.

Suchmaschine "AKsearch"

Die Suchmaschine "AKsearch" ist eine Software, die die AK Bibliothek Wien einsetzt und in der Sie ihre Medien suchen und bestellen sowie Ihr Konto verwalten können. "AKsearch" kommuniziert über Programmier-Schnittstellen mit "Alma" (s. o.). Damit diese Kommunikation möglich ist, müssen einige personenbezogene Daten, die in "Alma" gespeichert sind, auch in "AKsearch" gespeichert werden. Auch einige andere Funktionen hängen davon ab (s. u.). In "AKsearch" werden folgende personenbezogene Daten gespeichert, wenn ein Sie ein NutzerInnen-Konto eröffnen:

  • Name
  • Identifikatoren (z. B. ID-Nummer, Strichcode der Lesekarte, usw.)
  • Passwort (verschlüsselt)
  • E-Mail-Adresse
  • Erstelldatum Ihres NutzerInnen-Kontos
  • Datum Ihres letzten-Logins
  • Angabe, ob Sie Ihre Entlehnhistorie speichern wollen
  • Angabe, ob ein Einmal-Passwort für Sie hinterlegt ist
  • Angabe, ob ein Passwortwechsel nötig ist

Ein E-Mail mit folgenden Daten wird beim Erstellen eines NutzerInnen-Kontos an die AK Bibliothek Wien versendet:

  • Name
  • Adresse
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Beruf (freiwillige Angabe)
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • Strichcode der Lesekarte
  • Datum, bis wann Ihr Account gültig ist
  • Angabe, ob Sie die Datenverarbeitung akzeptiert haben
  • Angabe, ob Sie Ihre Entlehnhistorie speichern wollen
  • Angabe, ob Sie die Benutzungsordnung der AK Bibliothek Wien akzeptiert haben

Folgende personenbezogene Daten werden nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch bzw. durch Ihr Aktiv-Werden gespeichert. Die Speicherung kann nur dann erfolgen, wenn Sie ein NutzerInnen-Konto haben:

  • Ihre Entlehnhistorie
  • Kommentare und Stichworte (so genannte "Tags"), die Sie zu einem Datensatz abgeben können
  • Favoritenlisten, die Sie selbst anlegen können
  • Ihre Suchhistorie, die Sie dauerhaft speichern können

Folgende Daten, die jedoch nicht auf Ihre Person bezogen werden können, werden bis zum Schließen des Browsers (in der so genannten "Session") in AKsearch gespeichert, auch wenn Sie ohne NutzerInnen-Konto recherchieren:

  • Eine Suchhistorie

Webanalytik mit Matomo (früher: Piwik)

Wenn Sie die Suchmaschine "AKsearch" (s. o.) der AK Bibliothek Wien besuchen, werden Analyse-Daten von der Webanalytik-Software "Matomo" (früher "Piwik") gespeichert. Diese Daten können nicht mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden. Wir wollen Sie jedoch trotzdem darüber informieren, dass sie gespeichert werden:

  • Die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe.
  • Informationen zu Seitenaufrufen: Name und URL der Seiten, die Sie aufgerufen haben. Die Anzahl Ihrer Seitenbesuche sowie deren Zeitpunkt und die Dauer. Die Geschwindigkeit, in der die jeweils aufgerufene Seite geladen wurde.
  • Angaben zu Links zu Dateidownloads, auf die Sie geklickt haben.
  • Der Ort, von dem aus Sie zugegriffen haben.
  • Technische Daten zum Browser und Gerät, von dem aus sie zugegriffen haben.
  • Die auf die ersten beiden Stellen anonymisierte IP-Adresse, von der aus Sie zugreifen (z. B. wenn Ihre tatsächliche IP-Adresse 10.20.30.40 lauten würde, wird tatsächlich nur 10.20.XX.XX gespeichert).
  • Informationen zu der Quelle im Internet, von der aus Sie auf "AKsearch" gefunden haben (z. B. ein Link auf einer gewissen Seite im Internet, auf Facebook, etc.) und zu welchen externen Seiten Sie von "AKsearch" aus weitergekommen sind (z. B. wenn Sie auf einen Link in "AKsearch" klicken, der Sie auf eine andere Seite im Internet führt).

Weshalb werden die oben genannten Daten gespeichert?

  • Zum Bereitstellen der Bibliotheks-Services der AK Bibliothek Wien an Sie. Ohne ein NutzerInnen-Konto, mit dem wir Sie identifizieren können, können Sie beispielsweise keine Bücher entlehnen oder andere Services, wie die "AK Bibliothek digital", nutzen.
  • Zur Kontaktaufnahme im Rahmen Ihrer Bibliotheksnutzung. Dies kann beispielsweise die Information über für Sie bereitgestellte Bücher oder das Versenden von Mahnungen bei überfälligen Entlehnungen sein. Sie werden nur zum Zwecke der Bibliotheksnutzung von der AK Bibliothek Wien kontaktiert.
  • Zum Steuern von Berechtigungen und Zugangsmodalitäten. Zum Beispiel können aus lizenzrechtlichen Gründen manche Inhalte der AK Bibliothek Wien nur für gewisse NutzerInnen-Gruppen zugänglich sein, für andere jedoch nicht.
  • Um herauszufinden, wie lange ein NutzerInnen-Konto schon nicht mehr benutzt wurde. Diese hilft der AK Bibliothek Wien beim Identifizieren und Löschen der inaktiven Konten.
  • Zu statistischen Auswertungen: Indem die Nutzung der Bibliotheksbestände evaluiert wird, kann nachvollzogen werden, welche Inhalte besonders häufig nachgefragt werden. Damit kann die AK Bibliothek Wien auf Trends reagieren und zusätzliche Medien zu stark nachgefragten Themen anschaffen. Die Analyse der eingegebenen Suchbegriffe und der von Ihnen besuchten Seiten hilft der AK Bibliothek Wien dabei ebenfalls. Die Angabe des Ortes, von dem aus auf "AKsearch" zugegriffen wird, ermöglicht es beispielsweise, die Services der AK Bibliothek Wien in stark nachgefragten Sprachen auszubauen oder auch entsprechende Medien anzuschaffen. Die Aufzeichnungen zu Verweildauer auf "AKsearch" gibt Hinweise darauf, welche Inhalte besonders interessant sind und daher möglicherweise stärker ausgebaut werden sollten, und welche weniger interessant sind.
  • Die Daten zu den Endgeräten, mit denen Sie auf "AKsearch" zugreifen, erleichtert es der AK Bibliothek Wien abzuschätzen, für welche (mobilen) Endgeräte die Services ausgebaut werden müssen. So kann z. B. die Anzeige für Handy- oder Tablet-Bildschirme optimiert werden. Die Analyse von Ladegeschwindigkeiten der Seiten weist auf problematische Seiten hin, die zu lange benötigen, um geladen zu werden.
  • Das Speichern Ihrer Entlehnhistorie ist zwar möglich, erfolgt jedoch nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch. Dies ist ein reines Serviceangebot an Sie, damit Sie nachvollziehen können, welche Medien Sie bereits von der AK Bibliothek Wien entlehnt haben.

Grundsätzlich gilt: Das Speichern Ihrer personenbezogenen Daten ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten können Sie jedoch die meisten Services der Bibliothek nicht in Anspruch nehmen.


Von welchen Personengruppen werden Daten gespeichert?

Die oben erwähnten Daten werden von folgenden Personengruppen gespeichert:

  • Personen, die ein NutzerInnen-Konto bei der AK Bibliothek Wien eröffnen
  • Personen, die die Suchmaschine "AKsearch" der AK Bibliothek Wien im Internet besuchen

Die Angabe darüber, welche Daten genau in welchem der beiden Fälle gespeichert werden, entnehmen Sie bitte den oberen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.


Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Wie lange die personenbezogenen Daten gespeichert werden hängt davon ab, zu welchem Zeitpunkt Sie zuletzt aktiv waren. Die Regel der AK Bibliothek Wien lautet: Wenn folgende Umstände zutreffen werden alle Ihre personenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht:

  • Es sind keine aktiven Entlehnungen oder Bestellungen bzw. Vormerkungen auf Ihr BenutzerInnen-Konto in unserem Bibliothekssystem "Alma" verbucht.
  • Sie haben sich seit mindestens 2 Jahren nicht mehr in "AKsearch" oder der AK Bibliothek digital angemeldet.

Die Laufzeit der 2-jährigen Frist beginnt im Jahr des Inkrafttretens der Datenschutz-Grundverordnung (2018) und bezieht sich auf das Kalenderjahr. Der früheste Löschtermin ist somit der 1. Jänner 2021. Aufgrund von Wochenenden, Feiertagen, personeller Verfügbarkeit oder technischen Umstände kann sich die Löschung eventuell verzögern, wird aber so zeitnah wie möglich zum erwähnten Stichtag durchgeführt. Dabei kann als Richtwert ca. 1 Monat angesehen werden. Die zur Löschung anfallendend Daten werden somit also erstmals im Laufe des Jänner 2021 gelöscht. Sollten Sie nach der Löschung Ihres Kontos die AK Bibliothek Wien wieder nutzen wollen, müssen Sie ein neues Konto eröffnen.


An wen werden personenbezogene Daten übermittelt?

Das Bibliothekssystem "Alma" ist eine so genannte "Cloud-Software". D. h. die Software ist nicht lokal auf den Computern der AK Bibliothek Wien installiert, sondern wird über das Internet mithilfe eines Browsers bedient. Die Software selbst ist auf einem Server in den Niederlanden installiert. An diese Server werden die personenbezogenen Daten, die in "Alma" verwaltet werden, übermittelt. Die Server werden von der Firma "ExLibris" betreut.

Die Suchmaschine "AKsearch" sowie die Webanalytik-Software "Matomo" (früher "Piwik") laufen auf Servern des Betreibers "Anexia" in Österreich. Die Serverbetreuung erfolgt durch die AK Bibliothek Wien selbst.


Ihre Rechte

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre bei der AK Bibliothek Wien gespeicherten personenbezogenen Daten haben:

  • Recht auf Auskunft:
    Sie haben das Recht, sich über Ihre bei der AK Bibliothek Wien gespeicherten personenbezogenen Daten zu informieren.

  • Recht auf Berichtigung:
    Sofern Ihre bei der AK Bibliothek Wien gespeicherten personenbezogenen Daten falsch sind, haben Sie das Recht, diese berichtigen zu lassen.

  • Recht auf Löschung:
    Sie haben das Recht, Ihre bei der AK Bibliothek Wien gespeicherten personenbezogenen Daten löschen zu lassen.

  • Recht auf Einschränkung:
    Unter gewissen Umständen (siehe http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE , Abschnitt 3, Artikel 18) können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Die betroffenen Daten werden dann zwar weiterhin gespeichert, jedoch nicht mehr verarbeitet.

  • Recht auf Widerspruch:
    Sie können einer bereits getroffenen Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Sollten Sie dies tun, wird die AK Bibliothek Wien die betroffenen Daten löschen, um eine weitere Verarbeitung zu verhindern. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der betroffenen Daten zwischen Ihrer Einwilligung und Ihrem Widerspruch bleibt davon unberührt.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit:
    Sie haben das Recht, Ihre bei der AK Bibliothek Wien gespeicherten personenbezogenen Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format (z. B. Excel, XML, CSV, …) zu erhalten.

  • Recht auf Beschwerde:
    Wenn Sie vermuten, dass Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.

An wen können Sie sich wenden?

Wenn Sie Fragen haben, Auskünfte benötigen oder von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen per eMail an:

bibliothek@akwien.at

oder postalisch an:

Kammer für Arbeiter und Angestellte für Wien
AK Bibliothek Wien für Sozialwissenschaften
Prinz-Eugen-Straße 20-22
1040 Wien

oder telefonisch an:

+43 (0)1 50165 12352

Datenspeicherung einschränken

Hier können Sie die Speicherung der Daten Ihrer Besuche auf "AKsearch", die mithilfe der Webanalytik-Software "Matomo" (früher "Piwik") durchgeführt werden, ausschalten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Speicherung deaktivieren wird ein Cookie in Ihrem Browser hinterlegt, das verhindert, dass Ihre Besuchsdaten an "Matomo" übertragen werden. Sollten Sie Ihre Browser Cookies löschen so müssen Sie die Auswertung erneut deaktivieren.


Sie können nachfolgend die Auswertung Ihres Besuchs auf AKsearch deaktivieren oder wieder aktivieren.

 

Wenn Sie die Auswertung deaktivieren wird ein Cookie in Ihrem Browser hinterlegt, das verhindert, dass Ihre Besuchsdaten an Piwik übertragen werden. Sollten Sie Ihre Browser Cookies löschen so müssen Sie die Auswertung erneut deaktivieren.